Documentos electrónicos

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1.¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

El avance tecnológico ha supuesto la posibilidad de tratar y gestionar documentos y archivos en el ámbito de la Administración; aunque se plantea, sobre todo en nuestro país la correcta creación y organización de la información digital.  

Históricamente, la autenticidad de los testimonios, sobre todo de las Administraciones Públicas, ha consistido en una acopiación de elementos entre los que destacamos:  

• El documento en papel
• Firma manuscrita
• Y la garantía de la custodia física de esos documentos en un archivo público.  

La incorporación de las nuevas tecnologías a la Administración supone una proporción creciente de documentos creados en soporte electrónico, esta nueva medida no lleva implícita la sustitución total del papel a corto o medio plazo.  

Este avance facilita y propicia la prestación de servicios públicos en formato electrónico con plena disponibilidad.

 De acuerdo con el Manual de Documentos Administrativos, los documentos administrativos constituyen el testimonio de su actividad y son el soporte en el que se materializan los diferentes actos de la Administración Pública y constituyen su forma externa. Fuera del ámbito administrativo y una vez concluida su validez pueden convertirse en testimonios históricos de la existencia, organización y funciones de institución que los produjo, es decir, constituiría parte de su Memoria y serían considerados como Patrimonio Documental, según la Ley 16/85 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Por otro lado, la seguridad y garantía que exige la conservación de estos documentos, debe garantizar la adaptación a las peculiaridades del entorno electrónico, el cual está sometido constantemente a cambio y migración tecnológica en el que gran parte de los conceptos expuestos en el documento tradicional, por ejemplo, un documento original, deberán reformularse para reafirmar su integridad, autenticidad y validación.  

En el ámbito de los documentos electrónicos, el carácter de prueba y testimonio que tiene el documento respecto a los hechos que constituyen su contenido ha supuesto cambios en el campo legal y jurídico al ser necesaria la adaptación de formatos, soportes y otros medios para los documentos digitales.  

En general, en la mayor parte de legislaciones existe una regulación específica para el uso de la firma y el documento electrónicos por parte del sector público, manifestando así el nivel de correlación entre el grado de desarrollo de la Administración Pública y la existencia de normas sobre el uso de la firma electrónica.  
En el caso de España, para encontrarlas se debe acudir a la normativa que regulan trámites telemáticos relacionados con el ámbito tributario, de la Seguridad Social o del Ministerio de Economía. Para mitigar esta insuficiencia se publicó la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso a los ciudadanos a los Servicios Públicos, según la cual "la Administración queda obligada a transformarse en una administración electrónica regida por el principio de eficacia que proclama el artículo 103 de nuestra Constitución, al servicio del ciudadano".

• Los artículos 6.1 y 6.23 determinan el derecho a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados y obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos, entre otras cosas. 

Allanar el acceso a estos documentos hace necesaria la definición clara de un <<sede>> administrativa electrónica con la que se establezcan relaciones, favoreciendo el régimen de identificación, autenticación, protección jurídica etcétera. También es necesaria la regulación de la validez de los documentos y sus copias.

Es necesario acotar el concepto de documento electrónico administrativo ya que en multitud de ocasiones se produce una confusión entre soporte de creación de documentos y soporte de conservación de la información.

Alfonso Díaz define el documento electrónico administrativo, entendiéndolo como:

"Entidad de información de carácter único cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones y funciones propias de las organizaciones, es probatorio de derechos y obligaciones de las partes, y se genera, gestiona y trasmite por medios electrónicos, informáticos o telemáticos".

2. EJEMPLOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Colecciones de datos, en formato electrónico, de acuerdo a un esquema y que pueden ser accesibles por el computador

Los mensajes electrónicos se dan entre una persona que vía un mensaje a la dirección personal de otra, o de un grupo, los cuales pueden ser leídos y respondidos por las personas que reciben el mensaje.

Página web institucional: seleccionada para ser recurrente la primera página que recibe el usuario al contectarse mediante un browser, la cual él mismo puede diseñar para su uso personal.

Programa computacional: corresponde a secuencias de instrucciones designadas para ser realizadas por el computador.

Revista electrónica: publicaciones, en formato electrónico, editado en partes sucesivas, que generalmente tienen designaciones numéricas o cronológicas e intentas ser continuadas indefinidamente.