Elementos del documento electrónico y formatos.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. TIPOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Según Rojas Loynaz los documentos electrónicos pueden ser de dos tipos:

1. Documentos Electrónicos en sentido estricto: son aquellos que están denominados circuitales o constituidos por mensajes electrónicos con bandas magnéticas. La información que contienen puede ser decodificada a través de aparatos electrónicos diseñados para ese fin.
2. Documentos Electrónicos en sentido amplio: son aquellos formados por el sistema que los elabora, recoge las voluntades de las partes, cláusulas y regulaciones. En resumen podemos decir que documenta todo el proceso de formación. Dentro de estos podemos distinguir tres tipos:

• Impresos digitalizados: se trata de transformar un documento impreso en una copia digital de este a través de un "Scanner" mediante el proceso de "Reconocimiento Óptico de caracteres".
• Digitales para imprimir: según Rojas podemos elaborar un documento electrónico directamente en un medio electrónico como "Word" y posteriormente imprimirlo, además de permitir la consulta en linea.
• Digitales multimediaticos: Rojas establece que son documentos que se crean para ser consultados en una computadora u ordenador. Este tipo de documentos tienen especial relevancia porque conforman las "Páginas Web" que conforman internet. 

1.1. ELEMENTOS FORMATO TRADICIONAL-ELECTRÓNICO. CARACTERÍSTICAS

Un documento está compuesto por la forma física e intelectual. En los documentos tradicionales, la forma intelectual quedaría completa con los siguientes elementos como mínimo:  

• Intitulación
• Dirección (nombre del destinatario)
• Disposición (acción)
• Fecha (hora y lugar)
• Validación

Para que un documento electrónico esté completo en su configuración intelectual, estos elementos nombrados son necesarios, pero es posible que no sean totalmente idóneos tal y como se definen para un documento tradicional.

Proseguimos definiendo los elementos necesarios y diferenciando el documento tradicional y el electrónico:

1. Intitulación: el escrito debe contener la autoría, pues denomina la responsabilidad del contenido. 
En los documentos tradicionales, el nombre del autor puede aparecer en el membrete, en la formulación inicial del texto, y/o al final del documento como una firma, símbolo o un sello. La firma o el símbolo correspondiente acredita la aptitud del documento, y su certificación será el hecho más relevante del documento.  

Sin embargo, en los documentos electrónicos, el nombre de la persona que remite el documento (no tiene por qué concordar con su autoría) generalmente es añadido de manera automática por el sistema electrónico después de finalizar el documento y al terminar la transmisión. Dependerá del sistema la adhesión automática entre los elementos intelectuales la dirección electrónica desde la que el mensaje es enviado. Respecto a la dirección puede ser la del autor/escritor o la del productor, sea la persona consciente o no.  Desde la perspectiva jurídica, requiere la acreditación de la autoría del mensaje mediante un documento de certificación, como un sello electrónico; o por el contrario se le asignará a la persona desde cuya dirección envíe el mensaje. Respecto a la mención del nombre del autor/escritor al final del texto o la suscripción no se considera una manera de acreditar quién es el autor. 

Por el contrario, la dirección a través de la cual ha sido enviada el documento, por aparecer en el encabezamiento automáticamente sí tendrá autoridad por sí misma. Para que un documento electrónico esté completo son necesarias la identificación del autor y una intitulación mostrando el nombre del emisor. 

Destaco que la presentación de documentos electrónicos oficiales solo es viable en la mayoría de casos si se hace mediante la Sede Electrónica de la OEPM.

2. Dirección: el nombre del destinatario es imprescindible ya que tiene que ser manifestado, es decir, debe emitirse o intentar emitirse a alguna persona para que de paso a su existencia.

En el caso del documento electrónico, hasta que no se envía, no se considera original sino que existe como borrador.

Apoyándonos en el artículo 4.2 del Real Decreto 1465/1999, en el caso de los documentos administrativos que deban estar formalizados ha de constar: "La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos, si se trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurídicas privadas o la denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige".

En los documentos tradicionales, el nombre del destinatario suele venir expresado en la parte inicial del documento, mientras que los nombres de los receptores del documento aparecerán en una sección separada, normalmente al final.

En los documentos electrónicos, sin embargo, el nombre del receptor es incluido en el encabezamiento del mensaje electrónico, así como el del emisor.

Por otro lado, cuando dicho mensaje es remitido a una lista de destinatarios y/o receptores que residen en sistemas electrónicos, tal lista puede que no aparezca en la cabecera del documento electrónico. Además, el nombre de los destinatarios y receptores debe incluirse para que esté completo, asegurando que los dos grupos se distinguen correcta y formalmente. Cabe recalcar que respecto a los nombres de los destinatarios tienen que estar en el cuerpo del documento, se consideran elemento intrínseco de forma, mientras que los nombres de los receptores pueden estar vinculados al documentos y ser un elemento de forma extrínseco.  

Emisor y remitente en documentos electrónicos

3. Disposición: el documento debe incluir la manifestación de la voluntad o el juicio del autor al ser este el motivo del surgimiento del documento.  

En los documentos tradicionales: se introduce por un verbo que es capaz de transmitir la naturaleza de la acción y la función del documento, prosigue con la narración, o dicho de otro modo, el desarrollo del dispositivo.  
En los documentos electrónicos, no hay disparidad, la disposición sigue siendo el blanco de la expedición del documento. Para que el documento esté íntegro requiere un mensaje que exprese la voluntad del autor.  
4. Fecha: en los documentos tradicionales, la fecha suele incluirse en el documento al crearlo, se sitúa al principio o al final del documento.  

En los documentos electrónicos, la fecha generalmente aparece de forma automática por el sistema electrónico de mensajes al finalizar la compilación y transmisión de los documentos.

La podemos encontrar situada en la cabecera e incluirá hora de recepción del mensaje, pero no incluye el lugar. En otras aplicaciones electrónicas, ésta se añadirá por el sistema si este tiene cabida para controlar la "versión" de los documentos que mueve, o bien la incluye el autor al finalizar el mensaje.  

“Según el artículo 4.2 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de Septiembre, referente

a la confección de documentos, en su apartado c establece que en los documentos

formalizados debe constar tanto el lugar como la fecha en que se formalizó

el documento”.

Por ende, en los documentos electrónicos, la fecha cronológica tiene que incluir la hora de transmisión y la hora de recepción; sería conveniente adjuntar la fecha tópica para un documento completo. 
5. Validación: ya rectado el documento, tiene que embozarse de una serie de formalidades que acrediten a su receptor la autenticidad de ese documento, así como la efectividad legal, este proceso recibe el nombre de: "validación y autentificación".

En los documentos tradicionales, la validación se realiza a través de las firmas de autor, testigos y el notario, en lo que se denomina suscripción, así como sus rúbricas autógrafas, en algunos casos pueden sustituirse por sellos.

Así lo recoge el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se regula

la producción documental de la Administración General del Estado, en su artículo

3 sobre formalización de documentos:

1. Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero

trámite, debe estar formalizado. Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas por la Administración General del Estado.  

Ejemplo de documento electrónico y de sus requisitos

En el documento electrónico, será un prestador de servicios de certificación de carácter público quién de validez a la firma electrónica. Por tanto, todo documento electrónico completo, textual  o no, deberá incluir los siguientes elementos:

• Intitulación (dirección de origen)
• Disposición
• Destinatario(s)  
• Fecha cronológica (tanto de transmisión como de recepción)
• Receptores (personas que lo reciben)
• Fecha tópica
• Título o asunto  
• Validación (firma electrónica)   

2. FORMATOS EN LOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Tenemos los formatos más comunes en los que se pueden presentar los documentos electrónicos. Debido a la variedad de dispositivos que hay para presentar documentos cabe mencionar los formatos de archivos más presentados.

Fuente: elaboración propia

Autora: Laura Gómez Serna