Requisitos
del documento electrónico administrativo
Integridad, que se encarga de garantizar que
el documento electrónico no haya sufrido alteraciones en lo que se refiere a
las informaciones en él contenidas durante la transmisión entre distintos
sistemas una vez el documento electrónico haya sido autentificado mediante la
firma electrónica del autor. Según el artículo 3.2 de la Ley 59/2003, de 19 de
diciembre, mediante la firma electrónica avanzada se puede identificar al
firmante y dete
Autenticidad, es decir, la garantía de que la
información contenida en un documento sea cierta, sea cual sea su soporte. En
los nuevos documentos electrónicos tendrá que configurarse con una serie de
elementos de seguridad determinados, lo que se conoce como firma electrónica
reconocida generada por un dispositivo seguro de creación de firma, esta tiene
respecto a los datos el mismo valor que la firma manuscrita.
Autenticidad, es decir, la garantía de que la
información contenida en un documento sea cierta, sea cual sea su soporte. En
los nuevos documentos electrónicos tendrá que configurarse con una serie de
elementos de seguridad determinados, lo que se conoce como firma electrónica
reconocida generada por un dispositivo seguro de creación de firma, esta tiene
respecto a los datos el mismo valor que la firma manuscrita.
Originalidad. Es una característica que
viene determinada por la génesis del documento, en este caso electrónico,
dentro de un contexto determinado de producción.
Sin embargo, el documento electrónico no tiene por qué ser
conservado en el mismo programa informático en que fue producido, su forma de
presentación podría variar según los criterios de gestión y conservación que se
establezcan en los sistemas de archivos.
De esta forma se podrían asegurar la perdurabilidad del
documento y acceso, y evitar constantes migraciones debidas a la obsolescencia
de los programas informáticos.
La forma de comunicación de los documentos será otro
elemento que determina la originalidad de los documentos electrónicos. El
acceso puede ser que se realice mediante redes públicas o privadas de
comunicación, y también puede realizarse la comunicación del documento
electrónico se realiza mediante el correo electrónico, CD-ROM, disquete, papel,
etc.
Respecto a la originalidad de los documentos tienen la
consideración de documento público administrativo los documentos válidamente
emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.
En cuanto a las copias electrónicas, son documentos
posteriores a la creación del original, se dará consideración de copia
auténtica, las copias contengan información de firma electrónica y, en su caso,
de sellado de tiempo que permitan comprobar la coincidencia con el documento
original. Además se consideran auténticas, las realizadas por las
Administraciones Públicas.
Seguridad. Vendrá determinada por la
política de seguridad de acceso a los sistemas de producción administrativa de
la organización donde se generen los documentos electrónicos, y por la firma
electrónica como garantía de identificación fehaciente de la autenticidad del
firmante, y de la integridad de la información registrada en el soporte
electrónico. Así mismo la autenticidad e integridad serán dos elementos que
manifiestan la originalidad de estos documentos.
Con el objetivo de garantizar la conservación y
accesibilidad a lo largo de todo el ciclo vital del documento. El mejor medio
de acceso y comunicación de los documentos es la web.
El problema fundamental de los documentos electrónicos es el
de su conservación y disponibilidad a corto, medio y largo plazo, garantizando
la conservación de los atributos fundamentales que les confieren su valor
administrativo, legal e informativo: la originalidad, autenticidad e
integridad, manteniendo el documento integrado en su contexto, tanto con el
organismo o unidad de gestión que los produjo, como con la tecnología con que
se produjeron.
Los metadatos
La función de los metadatos es ordenar y describir el
contenido informativo en un documento considerado como "objeto
electrónico", se establecen como reveladores de la descripción formal y
del análisis del contenido con la finalidad de mejorar el acceso a esos objetos
de información de la Red.
No deja de ser una forma estructural que organiza la
información, legibles por máquina, y el objetivo de estos será hacer útiles los
datos de distintas formas, dependiendo de las necesidades concretas de los
distintos servicios de información digital y de las aplicaciones que se les
asigne. En muchos casos no serán perceptibles en el documento, pues a parecerán
como metadatos asociados.
En el contexto digital actual, Eva María Méndez nos dice
que: "se consideran los metadatos como una herramienta que garantiza el
significado, la facilidad de manejo y la perdurabilidad de los registros de
archivos y de la información que contienen".
En el ámbito de los documentos electrónicos, los metadatos
son más que algo técnico y elementos que ayudan a la gestión, en multitud de
ocasiones constituyen contenedores de datos relevantes que en un documento
tradicional aparecerían de manera explícita; pero en el caso de los documentos
electrónicos no pueden presentarse de otra forma.
El principio de procedencia, enunciado ya en el siglo XIX,
principio fundamental se podría perder sin la existencia de los metadatos. Hay
que respetar el vínculo existente entre documento-procedencia porque si no
supondrá la desvirtualización del documentos, pero en lo que a documentos
electrónicos se refiere se salva esta procedencia con los metadatos, tomando de
ellos el autor, fechas, receptor, modificaciones, procedencia etcétera.
Por las razones dichas previamente, la norma ISO 23081,
determina que los metadatos deberán contener la suficiente información acerca
del contexto en el que se aprobó y/o creó el documento para poder determinar
con más exactitud quién lo creó o aprobó, las circunstancias, los documentos
que lo compone y de que documentos procede. Si los metadatos que se utilizan
para los entornos digitales no son los adecuados la información del contexto se
perdería.
Otra función de los metadatos es servir como apoyo a la hora
de realizar los procesos relacionados con la gestión de documentos. En la norma
UNE-ISO 1548911 los procesos de gestión de documentos electrónicos se
definen como: identificación, registro, clasificación, disposición,
restricciones de acceso, almacenamiento y preservación.
Así mismo cumplen una función descriptiva del contexto,
contenido y estructura de esos documentos y de su gestión a lo largo de su
ciclo de vida.
Los metadatos se encargarán de asegurar la autenticidad,
fiabilidad, disponibilidad e integridad de los objetos de información,
independientemente de que sean físicos, analógicos o digitales además de
permitir que se lleven a cabo estas operaciones, hacen posible la gestión y
compresión, facilitando el cumplimiento del principio de procedencia.
El avance electrónico al que estamos sometidos tiene efectos
sobre la creación, distribución y utilización del documento haciendo que se
tengan que adaptar a las nuevas opciones que la tecnología nos brinda. Sin
embargo, parece que olvidamos que lo relevante del documento es su contenido y
aquí es cuando hacemos una distinción desde la perspectiva clásica de la
Diplomática: forma física y forma intelectual del documento. Duranti define la
forma física como "el revestimiento externo del documento, mientras que el término
forma intelectual se refiere a su articulación interna. Y es en la forma
física, en los elementos externos, donde el documento electrónico presenta
mayores diferencias frente a los documentos textuales tradicionales".
Autora: Ángela Victoria Puerta Muñiz
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