EXPEDIENTE ELÉCTRONICO
Según define la norma (Art. 32 – Ley 11/2007) el Expediente
Electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan.
Llamamos documento electrónico a cualquier información en
formato electrónico que se archiva en soporte electrónico con un formato
predeterminado que permite identificación y tratamiento diferencial. Básicamente
lo que estamos diciendo es que un expediente electrónico está formado por todos
los documentos que son necesarios para la gestión que una persona física o
jurídica puede solicitar.
La estructura de un expediente electrónico la establece
la norma técnica
de interoperabilidad de expediente electrónico (NTI) la
cual indica que el expediente electrónico contiene:
- Documentos
electrónicos
- Índice
electrónico
- Firma
electrónica
- Un
mínimo de metadatos obligatorios
- Especificaciones para servicios de remisión y puesta a disposición
Por otro lado, la norma técnica
de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos también
habla acerca de cuestiones relativas a la gestión y conservación de un
expediente electrónico.
Las fases por los que pasará el
expediente son configurables, pero de forma genérica se pueden indicar las
siguientes: Inicio, Ordenación, Instrucción, Finalización y Archivo.
Ventajas del expediente electrónico
- Descentralización.
El expediente electrónico permite el inicio de la tramitación desde
distintas ubicaciones sin limitación de restricciones horarias. Se puede
interactuar sin ser necesario la presencia física de los usuarios. De este
modo, los trámites administrativos se acercan al usuario.
- Validez
legal. El expediente electrónico está regulado por un marco legal que
lo legitima y legaliza. Toda actuación en un expediente electrónico tiene
el mismo valor legal que las realizadas con expedientes en papel.
- Transparencia.
Un expediente electrónico puede ser consultado en cualquier momento por el
interesado, conocer su estado o la etapa en la que se encuentra, y cuáles
van a ser los siguientes pasos. Todo esto se actualiza cada vez que el
expediente electrónico se mueve, y está a disposición del usuario las 24
horas del día mediante Internet.
- Interoperabilidad.
Un expediente electrónico puede ser interoperado entre diversos organismos
sin que se necesite mover papeles y sin que se produzcan demoras. Se evita
la posibilidad de deterioro de expediente o del extravío de documentos.
- Rápida
localización. Un expediente electrónico está almacenado en un sistema
de gestión documental con bases de datos indexadas. Esto permite que pueda
ser almacenado sin necesidad de utilizar enormes espacios físicos como los
que se necesitan con los expedientes en papel. La tecnología nos permite
localizar documentos que pueden ser accedidos por cualquier usuario
autorizado en cualquier momento y a mucha velocidad.
- Heterogeneidad
documental. En un expediente electrónico se pueden incorporar
diferentes tipos de documentos, algunos de los cuales tienen nacimiento
directamente en digital, cómo puede ser una hoja de cálculo, un correo
electrónico, un documento PDF, etc. El expediente electrónico funciona a modo
de contenedor en el que cualquier elemento relevante puede ser incluido.
- Copia fiel. Un expediente electrónico y sus documentos pueden ser reproducidos tantas veces como se necesite, siendo cada una de estas veces una copia fiel del original.
- Seguridad. El expediente electrónico es
más seguro que el de papel. La posibilidad de extravío de páginas de un
documento desaparece. No se necesita imprimir en papel por lo que el documento
no puede ser interceptado por nadie que no tenga acceso electrónico autorizado.
Los documentos de un expediente electrónico no se deterioran. Los documentos electrónicos incorporan, entre otra mucha
y relevante información, información puntual de su firma y demás vida a través fecha
de creación, del ciclo de gestión documental.
¿Qué
organismos están adheridos a este servicio en España?
Directamente este servicio
se encuentra integrado con todos los Colegios
Notariales de España quienes reciben y custodian los Índices Únicos
Informatizados.
Indirectamente la información
que compone el Expediente
Electrónico se trata y transforma para ser comunicada a las 17 Comunidades Autónomas, Catastro
Estatal y más de 2.000 Ayuntamientos.
Finalmente, la información
que compone en Expediente
Electrónico alimenta el Centro
de Información de ANCERT del cuál surgen numerosos informes
estadísticos.
¿Cuál es
la legislación aplicable?
El actual marco normativo y
regulatorio de este servicio concreto, lo constituye el vigente artículo 17 de la Ley del Notariado que
estable lo siguiente: “El Consejo General del Notariado formará un índice único
informatizado con la agregación de los índices informatizados que los notarios
deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y
en los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitirán los
índices telemáticamente a través de su red corporativa y con las garantías
debidas de confidencialidad a los Colegios Notariales, que los remitirán, por
idéntico medio, al Consejo General del Notariado”.
¿Cuál es
su principal ventaja?
El servicio permite
la informatización de los datos reflejados
en los documentos públicos autorizados en Notaría formando el Índice Único Informatizado.
La información contenida en
el mismo, se integra en un formato único y sujeto a una serie de validaciones y
reglas de coherencia que garantizan el correcto cumplimiento de la legislación
vigente.
¿Qué aporta a la notaría?
El
servicio permite a la Notaría obtener una doble ventaja. En primer lugar la
de cumplir con la obligación de
componer el Índice Único Informatizado de una forma cómoda y estructurada. Por
otro lado, el reaprovechamiento de
la información introducida para el uso del resto de trámites de la
Plataforma SIGNO de uso diario y común en la actividad ordinaria notarial.
¿Qué aporta a las Administraciones Públicas?
Las
Administraciones Públicas tienen en este servicio la garantía que supone el
recibir periódicamente y cumpliendo con los más altos criterios de calidad
la información relevante para sus
funciones que se deriva de la autorización de documentos
notariales.
¿Y a los ciudadanos?
El
ciudadano se ve beneficiado por este servicio viendo agilizados los trámites
administrativos que se derivan del otorgamiento de escrituras ante Notario,
gracias al ahorro de tiempo que supone el hecho de poner a disposición de las
Administraciones Públicas toda la información necesaria de forma proactiva.
Autora: Ángela Victoria Puerta Muñiz
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