Proceso de digitalización.

La digitalización de documentos es básicamente pasar documentación física a formato digital. Se trata de un proceso tecnológico que permite a través de técnicas fotoeléctricas o de escáner convertir la imagen de un documento en papel en una imagen digital. 

Aunque las fases varían en función del programa de gestión (software de digitalización, empresa especializada en digitalizar, gestor documental centrado en la digitalización o gestor documental general) que se contrate para realizar la digitalización de documentos, generalmente las etapas son las siguientes:

1. Selección. Reunir la información.

2. Preparación. Eliminar todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas, clips o grapas.

3.  Clasificación.  Clasificar y ordenar los documentos (ya sea de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva en lotes).

4. Digitalizar.  Escanear la documentación para pasarla a formato digital.

5. Control de calidad.  Verificar que la imagen y los datos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original y cumplen unos requisitos mínimos de calidad. Se podrán  realizar mejoras a la imagen para obtener mayor calidad de la información.

6. Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta.

 7. Acceso a la información. Generar una bitácora con la información de uso del sistema para tener el control sobre los usuarios registrados, la información que consultan, los expedientes y documentos solicitados. 

8. Indexación. Estructurar los datos en forma de índice para ayudar a encontrar la información de manera más eficaz, y mejorar así la velocidad en las tablas de la base de datos permitiendo un acceso rápido a los registros.

9. Entregar  la información digitalizada a su centro en los casos en los que se haya contratado a terceros para llevar a cabo el proceso.

10. Una vez escaneada la información, se pasa a la destrucción, de forma segura, de los documentos originales.

¿Qué información se puede digitalizar?

La información a la que se le puede aplicar el proceso anteriormente comentado es casi infinita. Pero en resumen, se puede digitalizar toda aquella información que esté en un formato plano como libros, fotografías, mapas, planos, transparencias, documentos... 

 

 

Rubén Martínez Moya