Ventajas y desventajas de los documentos digitales.

El archivo digital nos ofrece numerosas ventajas frente al archivo en papel.

La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización  se nota en nuestros hábitos, en nuestro día a día.

Algunas  de estas  situaciones son, por ejemplo,   la compra de entradas de cine o teatro, un billete de avión con la tarjeta de embarque en nuestro móvil o las facturas que recibimos directamente por e-mail.

 Algunas de estas ventajas son:

1. Convierte toda la heterogeneidad de papeles  en una base de datos estructurada y homogénea. Ese montón de papeles   se convierte en un registro digital único garantizando su conservación al no deteriorarse con el paso del tiempo (no hay humedad, ni ácaros ni polvo). Remplazamos bibliotecas  que pueden ocupar una habitación  por un CD o DVD.

¡Adiós a las torres de papel!

2. Ahorro de tiempo y rapidez de acceso en la búsqueda de los archivos.  El tiempo que nos lleva el ir pasando hojas con el documento en papel, se reduce con un clic en los documentos digitales. Podemos compartir los documentos de manera rápida a través de las redes sociales y cuentas de correo electrónico y consultarlos  en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs (se pueden consultar  por varios usuarios al mismo tiempo).

3. Mayor seguridad, pues muchos de ellos están disponibles solo a las personas autorizadas mediante contraseñas de acceso.  

4. Menor impacto en el medio ambiente consumiendo menos papel.

5. Evita los desplazamientos. No es necesario trasladarse de un lugar  a otro porque se puede acceder a la información con un solo clic.

6. Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, evitando la pérdida de los originales  por  incendios, inundaciones, etc. Además de poder imprimir  en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.

7. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir y almacenar en varios formatos como docx o PDF.

No obstante, no todo es color de rosas, pues este proceso también  presenta importantes desventajas:

1. El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización. Se requiere invertir gran cantidad de tiempo y   dinero en la correcta formación de los responsables y profesionales.

2. No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor. Existe el riesgo sobre algunos autores de que su obra sea copiada, sin autorización, puesto que al ser colocado en la web, el usuario que publica tiene mucho menos control sobre el uso que los otros internautas hagan del material publicado.

3. Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos por los nuevos. La actividad de digitalización debe mantenerse al paso del desarrollo de la tecnología, a fin de conseguir procesos mucho más rápidos y eficientes.

4. Corrupción del archivo. Los documentos digitales pueden sufrir daños  por un virus o un mal manejo de archivos, y que pueden llevar a la pérdida total del contenido o a la imposibilidad de abrir el archivo, impidiendo que los usuarios puedan acceder al documento.

5. Daños en los documentos. El escáner puede alterar la química del papel, a través de la exposición de la luz del láser, causando una aceleración en su deterioro.

6. Erratas de edición. Algunos escáneres confunden algunos signos tipográficos como los acentos o las virgulillas de las letras ñ (en el caso del Español) así como otros caracteres, que pueden no ser leídos o interpretados de otra manera por el programa.

Rubén Martínez Moya